4 yếu tố quan trọng giúp cho một sự kiện kickoff thành công tốt đẹp

Các cuộc họp thường là điều cần thiết để thống nhất và hoàn thành công việc, đặc biệt là với những doanh nghiệp quy mô lớn có đội ngũ lao động dồi dào được chia thành nhiều phòng ban. Đặc biệt, sự kiện kickoff, tượng trưng cho sự khởi đầu đầy phấn khởi cho một dự án mới hứa hẹn sẽ mang lại nhiều thành công.

Sự kiện kickoff là gì?

Trước khi đi sâu hơn, đầu tiên hãy tìm hiểu sự kiện kickoff là gì. Ngày nay, “kickoff” thường được sử dụng theo ý nghĩa là “khởi động” khi bắt đầu thực hiện một dự án, một kế hoạch, một mục tiêu chung mà ở đó cần có sự đoàn kết, thống nhất của các bên sẽ cùng đồng hành cùng doanh nghiệp như nhân viên, đối tác, khách hàng,…  

Những thời điểm nên tổ chức kickoff để đạt hiệu quả công việc tốt nhất:

• Khi doanh nghiệp mới thành lập
• Khi doanh nghiệp bước sang một năm hoạt động mới
• Trước khi triển khai kế hoạch, mục tiêu của những giai đoạn mới
• Trước khi triển khai một dự án mới
• Trước những cuộc họp, chương trình hội nghị, hội thảo, tập huấn

(Ảnh minh hoạ)

Các yếu tố giúp cho sự kiện kickoff thành công

1. Xác định mục tiêu của sự kiện kickoff

Trong hầu hết các sự kiện kickoff, mục đích nhằm định hướng nhân viên với mục tiêu mới của công ty. Những thay đổi về chiến lược hoặc trọng tâm cho chương sắp tới thường được truyền đạt đến toàn bộ nhân viên. Kết quả mong muốn của sự kiện đó là tạo tinh thần lạc quan, ý chí bứt phá cho thành viên công ty thông qua các thông điệp và hoạt động trong sự kiện. Hãy cân nhắc đặt cho sự kiện một cái tên ý nghĩa hay một phương châm phản ánh mục tiêu và để nó diễn ra trong suốt chương trình.

(Ảnh minh hoạ)

2. Thành phần tham gia sự kiện kickoff

Một câu hỏi không kém quan trọng như câu hỏi về mục tiêu của sự kiện đó là: Bạn muốn tiếp cận ai trong sự kiện của mình? Doanh nghiệp có thể tổ chức ngày khởi động cho toàn bộ lực lượng lao động của mình hoặc chỉ cho ban quản lý, một số ít người tham gia vào một dự án quan trọng.

Kickoff cũng rất lý tưởng cho hoạt động xây dựng đội nhóm. Không có cơ hội nào tốt hơn để làm quen với đồng nghiệp hơn là tình cờ được làm việc theo nhóm, sát cánh cùng nhau để giành chiến thắng.

3. Địa điểm tổ chức phù hợp

Để tổ chức sự kiện kickoff được thành công, việc lựa chọn một địa điểm với phương châm khởi động của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Những khía cạnh cần xem xét ở bước xác định địa điểm tổ chức đó là địa điểm này có đủ sức chứa số lượng người tham gia dự kiến không? Các trang thiết bị kỹ thuật có sẵn tại chỗ hay đơn vị cần mua, thuê thêm thiết bị? Các món ăn phục vụ kèm trong xuyên suốt chương trình như thế nào, gồm những gì?

(Ảnh minh hoạ)

4. Nội dung khai mạc

Dưới đây là một số cân nhắc về nội dung khi lên kế hoạch cho sự kiện kickoff với các thành viên trong đội nhóm, công ty của mình:

• Tạo cảm giác cấp bách: Đưa nhân viên vào một hành trình đầy cảm xúc ngay từ phần mở đầu để thu hút mọi người.
•  
• Điểm nhấn về mặt hình ảnh và âm thanh: Nhiều người trong chúng ta suy nghĩ quá nhiều về nội dung khi lên kế hoạch cho một sự kiện mà bỏ qua bước chuẩn bị về mặt hình ảnh và âm thanh. Thực tế, chúng ta cần kết hợp cảm nhận bằng các cơ quan cảm giác khác, đặc biệt là mắt và tai. Hãy đặt mình vào vị trí của người tham gia và tự hỏi họ nên xem gì, nên nghe gì trong sự kiện kickoff này. Hình ảnh trong bài thuyết trình kết hợp với hệ thống âm thanh có thể thúc đẩy cảm xúc và để lại dấu ấn cho người tham gia sau khi kết thúc chương trình.
•  
• Trình bày sự kiện và số liệu: Số liệu và mốc sự kiện không bao giờ là dư thừa trong các sự kiện kickoff. Đây là cách tốt nhất để củng cố mục tiêu của công ty trước toàn thể nhân viên. Quan trọng hơn hết là thông tin này phải phù hợp và nên được lồng ghép cảm xúc vào phần mở đầu bằng câu chuyện.
•  
• Mời diễn giả hoặc thuê người điều phối: Các diễn giả sẽ có những bài phát biểu chuyên nghiệp được thiết kế đặc biệt để truyền tải đúng mục tiêu mà công ty đã đề ra. Người điều phối có thể là nhân viên công ty hoặc thuê ngoài để hỗ trợ cho chương trình luôn đi đúng hướng.
•  
• Thúc đẩy tinh thần đồng đội thông qua làm việc nhóm: Đối với các dự án lớn, tinh thần đồng đội và hợp tác nhóm sẽ mang lại hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân riêng lẻ. Sự kiện kickoff là cơ hội team building, gắn kết đội ngũ và thúc đẩy tinh thần truyền lửa cho người tham gia.

(Ảnh minh hoạ)

Lời kết

Một chương trình kickoff được xem như thành công là khi kết thúc sự kiện đó, tất cả thành viên tham gia đều cảm thấy phấn chấn, sẵn sàng cho những thử thách mới. Bằng cách áp dụng những mẹo và thủ thuật trên, sự kiện kickoff tiếp theo của công ty bạn có thể là bước đầu tiên cho một dự án thành công. Chúc bạn sẽ có những sự kiện kickoff hiệu quả cho hoạt động kinh doanh và xây dựng đội ngũ của mình.

Nếu bạn đang có nhu cầu một sự kiện kickoff, đừng ngần ngại liên hệ với Next Level để được tư vấn nhé!